Als Teilzeitfirma möchten wir von unserem Pensum möglichst viel Zeit für den Kunden zur Verfügung stehen. Das Jahr 2018 stand bisher voll im Zeichen der Vereinfachung unserer Abläufe. Anpassungen wie der Wechsel auf Anydesk oder die Einführung von Slack zur internen Kommunikation sind Erfolge dieser Bemühungen.
Vor drei Jahren haben wir unsere Rechnungsstellung und Buchhaltung grundlegend erneuert. Ein eigentlich schöner Umstand – viele neue Kunden – setzten uns in den Zwang, das wir die Administration modernisieren mussten. Heute haben wir ein modernes Administrationssystem, welche uns in vielen Aufgaben unterstützt. Alle Rechnungen können online versendet, vom Kunden über einen geheimen Link angesehen und heruntergeladen werden. Weiterhin versenden wir unsere Rechnungen immer auch per Post, da besonders Verwaltungen oder grössere Firmen dies wünschen. Nur noch per E-Mail versenden wir grundsätzlich alle Angebote, der Kunde kann diese somit auch direkt annehmen, ablehnen oder einen Kommentar oder Anpassungswunsch hinterlassen.
Unsere Administration wurde in den letzten Jahren mit unserer Administrationssoftware bereits stark vereinfacht, nun stehen weitere Schritte an. Wir wechseln unser Bankkonto zu Valiant Bank (bisher BEKB) und können damit in Zukunft Ihre Zahlungen automatisch verbuchen. Möglich macht dies eine neue Zusammenarbeit zwischen dem Softwareanbieter BEXIO und der Valiant Bank, welcher ein automatischer Abgleich zwischen Bank und Administrationssoftware ermöglicht. Es klingt nach wenig Einsparung, aber wenig summiert sich über längere Zeit: Zwei Logins mit Multifaktor-Authentifizierung, ein Down- und ein Upload, gegebenenfalls mit manueller Verbuchung. Die täglichen drei Minuten können nun für Wichtigeres genutzt werden.
Für unsere Kunden ergeben sich dadurch kaum Änderungen, weiterhin wird für jede Rechnung ein Einzahlungsschein ausgestellt. Trotzdem können Sie uns auch helfen, unsere Kosten und Aufwände tief zu halten:
- Wir bitten Sie alle Rechnungen ausschliesslich mittels dem beigelegten Einzahlungsschein zu bezahlen.
- Bitte verwenden Sie ausschliesslich die aufgedruckte Referenznummer des Einzahlungsscheins.
- Bitte begleichen Sie allenfalls mehrere Einzahlungsscheine einzeln mit der aufgedruckten Referenznummer.
- Bitte verwenden Sie keine selbst ausgefüllten, roten Einzahlungsscheine, da uns dadurch hohe Gebühren verrechnet werden.
Vielen Dank für Ihre Hilfe!